Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement gewinnt zunehmend an Bedeutung, da die Veranstaltungsbranche durch hohe Materialverbräuche und die Verursachung von erhöhtem Reiseaufkommen eine Ursache negativer Umwelteinflüsse darstellt. Aufgrund weniger Umsetzungen und Anbieter fehlt in der Branche allerdings breites Wissen zur Planung und Durchführung solcher Veranstaltungen und während einzelne Aktivitäten bereits die Wissensvermittlung für nachhaltige, digitale Events adressieren findet keine Zentralisierung der Inhalte statt. Ziel der Green Meeting Know-how Box ist daher die Konzeption, Umsetzung und Evaluierung einer digitalen Plattform zur dauerhaften Entwicklung, Pflege und Verwendung von Schulungsmaterialien für die Planung, Durchführung und Nachbereitung von nachhaltigen und digitalen Veranstaltungen. Die Green Meeting Know-how Box dient der Vermittlung von nachhaltigen, digitalen Eventformaten insbesondere für Studenten und Auszubildende des Eventmanagements. Weiterhin dient Sie dazu Akteure, Verbände, Organisationen und Betriebe des Veranstaltungsmanagements und deren Nachhaltigkeitsaktivitäten zu vereinen. Schließlich zielt das Projekt außerdem darauf ab Impulse für die Event-Technologie-Dienstleister zu liefern, um eine nachhaltigere Ausrichtung und Kommunikation der IT-Lösungen zu fokussieren.
Das Projekt „Green Meeting Know-How Box“ ist in sechs verschiedene Workstreams, gegliedert, die sich aus der klassischen Softwareentwicklung ableiten. Der erste Workstream bündelt das Anforderungsmanagement. Dazu zählen die Anforderungserhebung, die Anforderungsanalyse und die Anforderungsdokumentation. Verschiedene Anforderungen werden aus vorherigen Projektdokumenten, aus der Literatur und aus einer qualitativen Datenerhebung mit elf zentralen Experten der Veranstaltungsbranche erhoben. Diese Anforderungen werden analysiert und mit den extrahierten Meinungen der Experten nochmals evaluiert. Abschließend werden alle Anforderungen mit verschiedenen Attributen dokumentiert. Der zweite Workstream stellt die Konzeption dar. Dabei wird zunächst eine allgemeine Herangehensweise an die Entwicklung der Green Meeting Know-how Box mit dem Grad der Wiederverwendung bestehender Frameworks eruiert. Im nächsten Schritt wird dann ein allgemeines Konzept der Softwarearchitektur, ein Datenbankmodell für das Backend und Mock-ups für die Oberfläche der Green Meeting Know-how Box erstellt. Der dritte Workstream umfasst darauf aufbauend alle Aktivitäten, die für die Implementierung der Green Meeting Know-how Box betrachtet werden müssen. Hier sind vor allem das Aufsetzen und der Aufbau der Kommunikation zwischen den verschiedenen technischen Komponenten als auch die Programmierung selbst enthalten. Als vierter Workstream schließt die Evaluierung die operative Projektarbeit ab. Hier wird die Software sowohl vom Projektteam als von externen, potenziellen Nutzern auf Funktionalität und Inhalt getestet. Dabei wird darauf geachtet, alle umgesetzten Anforderungen systematisch zu evaluieren. Der fünfte und sechste Workstream begleitet die gesamte Projektlaufzeit und beinhaltet das generelle Projektmanagement sowie alle Aktivitäten bezüglich der Öffentlichkeitsarbeit.
Als Ergebnis des Projektes wurde die „Green Meeting Know-how Box“ entwickelt, einer Multiplikatoren-Plattform für ein nachhaltiges und digitales Eventmanagement. Diese Plattform erfüllt die wichtigsten Anforderungen, die bei Interviews mit Experten aus den Zielgruppen Lernende, Lehrende und Praktiker erarbeitet wurden. Die Inhalte sind demnach öffentlich für alle Besucher der Seite zugänglich, während für das Hochladen von neuen Inhalten eine Registrierung erforderlich ist, um eine Transparenz der Herkunft zu gewährleisten. Die Plattform ermöglicht eine einfache Navigation zu Lehrinhalten und zudem über sogenannte „Lernpfade“ logisch verknüpfte Lehrinhalte. Die Inhalte können durch unterschiedliche Formate wie Bilder, Videos, PDFs und Podcasts sehr abwechslungsreich gestaltet werden. Zudem wurde das Konzept der Plattform als intuitiv bedienbar und modern bewertet. Diese Orientierung an den Anforderungen der Zielgruppen bei der Umsetzung stellt sicher, dass die Plattform den Vorstellungen ihrer Nutzer entsprechen wird und sie zukünftig einen Beitrag zur Verbreitung von Wissen zum nachhaltigen und digitalen Eventmanagement leisten wird. Auf der Plattform wurde bereits eine Auswahl von Lehrinhalten hochgeladen, die in Zukunft von Nutzern erweitert werden soll und eine Grundlage für die digitale Bibliothek der „Green Meeting Know-how Box“ darstellt.
Während der ersten Phase des Projektes wurde ein Buchbeitrag formuliert, welcher unter anderem das Projekt „Green Meeting Know-how Box“ vorstellt. Der Buchbeitrag wurde in dem Sammelband „Praxis-Guide für Nachhaltigkeit in der Eventbranche“ im Mai 2022 vom Springer Verlag veröffentlicht. Außerdem wurde zu Beginn des Projektes das Vorhaben der Green Meeting Know-how Box in dem Artikel „4.) Be Green, Keep it on the Screen: Die Green Meeting Know-how Box“ in der zweiten Ausgabe des DBU-Bildungsnewsletter Umwelt des Jahres 2020 veröffentlicht. Der Artikel enthält eine kurze Zusammenfassung der wesentlichen Punkte des Projektes und ermöglicht Dritten einen ersten Einblick in die geplanten Aktivitäten. Zu Beginn des Projektes wurde bereits Kontakt zu verschiedenen Hochschulen mit Veranstaltungsmanagement-Studieninhalten und Praktikern aufgenommen und im weiteren Verlauf vertieft. Unter anderem hat das Projektteam am Event Education Symposium der Universität Hannover am 13.06.2021 teilgenommen. Aufgrund der Covid-19-Pandemie fand das 2. Event Education Symposium ausschließlich online statt. Nichtsdestotrotz konnte ein wertvoller Austausch mit verschiedenen Hochschuldozenten und Studierenden zur Green Meeting Know-how Box erfolgen.
Die „Green Meeting Know-How Box“ bietet erstmals eine Plattform für den Austausch von Lehrmaterialien im Bereich des nachhaltigen und digitalen Veranstaltungsmanagements. Die Plattform wurde gemäß den Anforderungen von Teilnehmern ihrer Zielgruppe entwickelt und besitzt das Potential, die bestehende Wissensbasis für Lernende, Lehrende und Praktiker zu erweitern. Zukünftig soll dadurch die Bedeutung dieses Themenbereiches hervorgehoben und auch die Durchführung nachhaltiger Veranstaltung stärker verbreitet werden, um schließlich die negative Ökobilanz der Veranstaltungsbranche senken zu können. Die Voraussetzung zur Erreichung dieser Ziele ist eine rege Nutzung der „Green Meeting Know-How Box“, sowohl beim Abrufen als auch beim Erstellen von Lehrinhalten.