Do złożenia wniosku o dotację uprawnione są osoby fizyczne i prawne prawa prywatnego i publicznego. Wsparcie finansowe przyznawane jest zasadniczo w formie bezzwrotnej dotacji celowej. Wnioskodawca musi wnieść wkład własny. Dotacja może być przyznana w różnej wysokości w zależności od projektu i wnioskodawcy. W uzasadnionych wyjątkowych przypadkach wsparcie może zostać udzielone w formie pożyczki lub poręczenia. Wnioskodawca może pochodzić wyłącznie z Niemiec. Projekty ponadgraniczne wspierane są tylko jako kooperacje partnera zagranicznego z niemieckim wnioskodawcą.
Wnioski składane są w formie opisowej i powinny zawierać informacje dotyczące:

• nazwy wnioskodawcy
• przedmiotu i celów projektu
• obecnego stanu wiedzy /techniki
• przewidywanych kosztów projektu
• sposobu finansowania
• planu finansowania
• terminu rozpoczęcia i zakończenia projektu
• kontynuacji projektu
• identycznych lub częściowo identycznych wniosków w innych instytucjach finansujących

Do wstępnej oceny przedsięwzięcia może zostać przesłany do DBU krótki, zawierający istotne informacje szkic projektu. W przypadku zgodności przedsięwzięcia z celami dotacyjnymi Fundacja zachęca do złożenia wniosku właściwego.

Ogólnymi założeniami do przyznania dotacji są następujące kryteria:

• Innowacja
  Przedsięwzięcia muszą wyraźnie wykraczać poza obecny stan badań naukowych i techniki.

• Charakter modelowy
  Innowacja powinna zachęcać do szerokiego zastosowania i wykazywać zdolność do wdrożenia w krótkim czasie w obecnych warunkach gospodarczo-rynkowych.
  
  
• Odciążenie środowiska
  Innowacja powinna wnosić dodatkowe potencjały odciążenia środowiska.
  

Poszczególne działy Fundacji oceniają wpływające szkice projektów i wnioski, żądają dodatkowych danych uzupełniających, przeprowadzają rozmowy z wnioskodawcą i zasięgają opinii u ekspertów z zewnątrz.
Treść wniosku, ocena eksperta i stanowisko własne Fundacji zostają zawarte w tzw. dokumencie decyzyjnym i przedłożone Kuratorium lub sekretarzowi generalnemu do podjęcia decyzji.